Nhà nước và chính phủ yêu cầu đến tháng 11 năm 2020, tất cả các doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện các hoạt động kinh doanh sản xuất và trao đổi giá trị thương mại đều phải hoàn thành việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Song không nhiều người thực sự hiểu đúng về tầm quan trọng cũng như cách tra cứu hóa đơn điện tử. Nắm bắt được tâm lý này, kế toán Thiên Phúc chia sẻ những thông tin hữu ích về ý nghĩa cũng như hướng dẫn tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử cho những người có nhu cầu tìm hiểu với bài viết dưới đây.
Cách tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại, cụ thể như sau:
Hóa đơn điện tử nếu không có mã của cơ quan thuế là loại do tổ chức bán hàng hóa cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã trước khi các tổ chức và cá nhân bán hàng hóa hoặc dịch vụ gửi cho người mua.
Trong đó, mã của cơ quan thuế là một dãy số duy nhất và chuỗi kí tự được cơ quan thuế Nhà nước tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
1/ Về nội dung
Hóa đơn điện tử hợp lệ phải bao gồm tên, kí hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn, số hóa đơn, thông tin về mã số thuế của người mua, thông tin về sản phẩm cũng như hàng hóa dịch vụ (số lượng, giá tiền chưa tính thuế GTGT, số tiền tổng cộng hóa đơn), chữ kí điện tử của người bán và người mua, thời điểm lập hóa đơn, mã của cơ quan thuế và nội dung khác có liên quan.
2/ Về thời điểm lập hóa đơn
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế, bạn cần chuẩn bị một mẫu hồ sơ để thông báo việc phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan.
Với trường hợp bán hàng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng. Với trường hợp cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành quá trình cung cấp dịch vụ.
3/ Về định dạng hóa đơn
Hóa đơn điện tử cần được định dạng chuẩn dữ liệu như quy định của Bộ Tài chính.
4/ Về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử được in từ máy tính tiền xác định là hợp lệ phải là hóa đơn in từ máy có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử được thực hiện bởi trang web có địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn do Tổng cục thuế thiết lập. Để tra cứu, bạn cần thực hiện các bước theo thứ tự như sau:
Truy cập vào địa chỉ của website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Chọn mục “thông tin hóa đơn/ Tra cứu một hóa đơn”.
Điền các thông tin có dấu gắn (*) là các thông tin bắt buộc phải điền. Sau đó nhấn chọn “tìm kiếm” để tiến hành tra cứu.
Cuối cùng chờ kết quả tra cứu và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn.
