Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, không chỉ có hóa đơn thuế GTGT được xem là chứng từ chi phí của doanh nghiệp. Mà bên cạnh đó, có rất nhiều loại chứng từ cấu thành nên các khoản mục chi phí của doanh nghiệp.
Công ty Thiên Phúc sẽ liệt kê các loại chứng từ thường gặp trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cùng các lưu ý khi thực hiện thanh toán, để doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định của pháp luật hiện hành.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ có những chứng từ gì?
1. Chứng từ là hóa đơn thuế GTGT
Đối với hóa đơn thuế GTGT, khi mua hàng hóa dịch vụ có tổng giá trị hóa đơn từ 20.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm phần tiền thuế GTGT).
Hoặc tổng giá trị tất cả các hóa đơn từ 1 nhà cung cấp có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, trong cùng 01 ngày (các hóa đơn xuất cùng 1 ngày có tổng giá trị trên 20.000.000 đồng) bắt buộc bạn phải chuyển khoản từ tài khoản của công ty bạn qua tài khoản công ty cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Lúc đó, chi phí này mới được xem là chi phí được trừ (chi phí hợp lệ) khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
2. Chứng từ là hóa đơn trực tiếp
Khi công ty của bạn mua hàng từ các hộ kinh doanh cá thể, hộ kinh doanh sẽ xuất cho bạn hóa đơn trực tiếp do thuế phát hành và trên hóa đơn chỉ thể hiện tiền hàng và không có dòng thuế suất thuế GTGT và dòng tiền thuế GTGT.
Thông thường, các hóa đơn này sẽ có giá trị không cao, chưa đến 20.000.000 đồng. Nếu có hóa đơn trên 20.000.000 đồng được xuất bởi các hộ kinh doanh các thể, các bạn nên lưu ý vấn đề sau:
Chuyển khoản từ tài khoản công ty bạn qua tài khoản ngân hàng của cá nhân đứng tên trên GPKD của hộ kinh doanh cá thể đó.
Lưu ý: Đối với việc mua hàng của cá hộ kinh doanh cá thể, việc thanh toán được thực hiện ngay tại thời điểm mua hàng.
Vì đa số người bán hàng sẽ không chấp nhận việc công nợ hoặc chờ bạn chuyển khoản qua ngân hàng (trừ trường hợp bạn có quen biết với chủ cửa hàng)
Nếu tổng giá trị mua hàng hóa, dịch vụ của bạn từ 20.000.000đồng trở lên, thì bạn hãy yêu cầu bên bán hàng xuất thành nhiều ngày khác nhau, làm sao cho tổng giá trị các hóa đơn trong cùng 1 ngày không đến 20.000.000 đồng.
3. Chứng từ là bảng kê thu mua hàng hóa
Đối với việc công ty bạn mua hàng hóa của người dân trực tiếp sản xuất, đánh bắt,…Khi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân có mức doanh thu dưới 100.000.000đồng/năm thì công ty bạn phải lập bảng kê theo mẫu 01/TNDN.
Lưu ý: nghiệp vụ này thường xuyên xảy ra đối với các doanh nghiệp chế biến nông sản, thu mua phế liệu để tái chế,…nên khi doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực này thì chú ý để làm bảng kê theo mẫu 01/TNDN để có thể được công nhận các chi phí được trừ (chi phí hợp lý).
4. Chứng từ chi phí lương
Chứng từ chi lương tại doanh nghiệp trước hết, phải căn cứ vào hợp đồng lao động được ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động. Một bộ hồ sơ chi lương đầy đủ, phải bao gồm:
– Hợp đồng lao động: trong đó ghi rõ thông tin của người lao động, thời hạn làm việc, lương căn bản, hệ số lương, phụ cấp chức vụ, ngày nghỉ phép được hưởng lương, các mức trợ cấp như: tiền xăng, điện thoại,…
– Bảng chấm công: ghi rõ số ngày làm việc thực tế của người lao động hàng tháng
– Bảng lương: thể hiện rõ tất cả các khoản cấu thành lương của người lao động như: lương căn bản, hệ số lương, phụ cấp chức vụ và các phụ cấp khác,…
– Phiếu chi lương: thể hiện rõ số tiền lương mà người lao động thực lãnh cuối tháng và phải có chữ ký của người lao động về việc ký nhận lương.
