Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn không khỏi băn khoăn về vấn đề chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy; chữ ký người mua – người bán trên hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có cần chữ ký và đóng dấu? Hóa đơn điện tử có cần chữ ký người mua hàng?…Để giải đáp các vướng mắc trên chúng tôi có phản hồi như sau, mời bạn đọc bài viết dưới đây để có thêm thông tin.
Tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn và quy định về tiêu thức người bán, người mua (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên):
NGUYÊN TẮC CHUYỂN ĐỔI – NGƯỜI BÁN
- Người bán hàng hoá được chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
Người mua, người bán được chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo qui định của Luật Kế toán.
- Khi chuyển hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy, phải có chữ ký người đại diện pháp luật của người bán, dấu của người bán, ngày chuyển đổi và người chuyển đổi.
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán thì phải có giấy uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo của tổ chức vào phía trên góc trái của tờ hoá đơn.
Trường hợp đơn vị nào cần miễn tiêu thức “dấu của người bán” thì làm công văn lên Cục Thuế hoặc Chi Cục Thuế để bên Thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn.
NGUYÊN TẮC CHUYỂN ĐỔI – NGƯỜI MUA
Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Tại Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện:
Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hoá, biên nhận thanh toán, phiếu thu…thì người bán lập hoá đơn điện tử cho người mua theo qui định, trên hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Note : Đơn vị Kế toán là gì?
- Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp.
- Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sửdụng ngân sách nhà nước.
- Doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam: chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
